Może się wydawać, że biznes gastronomiczny to tylko zakup produktów, zatrudnienie kucharza, który gotuje, kelnerów, którzy danie przyniosą i przyjmą płatność. A zadowolony manager liczy zyski. Czy tak jest w rzeczywistości? Na czym tak naprawdę polega zarządzanie restauracją? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w tym artykule.

Podstawowe podejście do zarządzania

Studenci kierunku zarządzanie i w zasadzie każdego innego, gdzie w planie zajęć pojawia się ten przedmiot, poznają 4 podstawowe funkcje zarządzania.

1. Planowanie,
2. Organizowanie,
3. Motywowanie,
4. Kontrola.

Planowanie i organizowanie w gastronomii

Bez dobrego biznesplanu, nie będzie sukcesu. Planowanie to proces żmudny i wymaga przewidywania możliwe jak największej ilości scenariuszy i opcje przygotowania się na nagłe sytuacje. Dodatkowo zaplanować należy bardzo wiele aspektów. Nieco różnią się w zależności od charakteru Twojego biznesu. Poniżej prezentujemy listę rzeczy, które na pewno trzeba przemyśleć, jeżeli chodzi o zarządzanie restauracją:

Cel

Co chcesz osiągnąć? Do czego dążysz? Jaka jest misja i wizja Twojego lokalu gastronomicznego? Ile chcesz zarabiać? – Jasne, że na to ostatnie pytanie każdy odpowie ,,jak najwięcej” jednak spróbuj określić konkretną kwotę i konsekwentnie do tego dążyć.

Lokal gastronomiczny 

Jego koszt wynajmu/zakupu/utrzymania, układ wnętrza, lokalizacja, przystosowanie do Twojej branży. Niewykluczone, że będzie potrzebna pomoc projektanta technologii i architekta wnętrz. Czy restauracja jest dobrze oświetlona? Czy znajduje się w niej pomieszczenie socjalne, gdzie pracownik będzie mógł spędzić przerwę?

Personel restauracji

Forma zatrudnienia, ilość niezbędnych pracowników, koszty zatrudnienia, koszty rekrutacji, organizacja szkoleń dla nowych pracowników, zakup odzieży roboczej, koszty badań lekarskich, podział pracy, opracowanie struktury organizacyjnej; to tylko kilka przykładów tematów do analizy w Twoim lokalu gastronomicznym.

Wyposażenie lokalu gastronomicznego

Weź pod uwagę ewentualne koszty remontu i działań, mających na celu dostosowanie lokalu do Twoich potrzeb. Możliwe, że konieczny będzie zakup sprzętów kuchennych, wymiana mebli, dokupienie stolików, naczyń czy dekoracji, dostosowanie systemu wentylacji, założenie alarmu czy dostęp do toalet zarówno dla gości, jak i dla pracowników.

Oprogramowanie dla gastronomii

Zastanów się, jakie systemy będą Ci potrzebne. Oczywiście będzie o kasa fiskalna i terminal. Co jeszcze? System rezerwacji stolików online? Wewnętrzny system przyjmowania zamówień? Naszym zdaniem zapisywanie przez kelnerów zamówień na kartce powinno odejść już do lamusa. Warto więc przemyśleć kwestię zakupu tabletów. 

Niezbędne dokumenty

Uzyskanie niezbędnych pozwoleń jest niezbedne by lokal został otwarty. Musisz mieć wiedze, jakie dokumenty są niezbędne do otwarcia lokalu. Dokumentacja GHP/GMP i  System HACCP – to terminy, z którymi należ się zaprzyjaźnić. Sprawdź, jakich dokumentów gastronomicznych potrzebujesz, aby nie wpędzić się w koszty i problemy z prawem. Pamiętaj, że wszystkie lokale gastronomiczne podlegają ustawie o warunkach technicznych i muszą spełniać wymogi sanepidu czy przeciwpożarowe. Te działania mogą się wiązać z kosztami, dlatego należy uwzględnić je w planowaniu finansów firmy.

Food cost w branży gastronomicznej

Jednym z kluczowych elementów zarządzania restauracją jest zaplanowanie miejsca pozyskania produktów spożywczych. Czy będą to dostawy, czy samodzielny ich zakup? Przeanalizuj koszty pozyskiwania warzyw, przypraw, mięs czy owoców. Zobacz, za ile możesz sprzedawać gotowe dania, aby zmaksymalizować zysk, ale też dostosować działania do potrzeb i możliwości finansowych Twoich klientów.

Menu restauracji

Co będziesz oferować? Jaka kuchnia? Jakie dania? Jakie ceny posiłków? Czy w lokalu będzie sprzedawany alkohol? Jakie są preferencje Twojej grupy docelowej? Dobrze wykonana karta dań to podstawa każdego lokalu gastronomicznego.

Sposób sprzedaży

Czy oferujesz możliwość sprzedaży na wynos? Czy planujesz współpracę z firmami zajmującymi się dowozem dań do domów, gdzie zamówienia realizowane są przez aplikację mobilną?

Marketing restauracji

Promowanie lokalu to jedna z metod dotarcia do nowych klientów. Zastanów się jaka forma promocji będzie najlepsza dla profilu Twojej działalności. Przemyśl kwestie uruchomienia strony internetowej, założenia wizytówki Google Maps, założenia fanpage na Facebooku czy konta na instagramie. Możliwe, że będzie się to wiązało z zatrudnieniem kolejnego pracownika lub podjęciem współpracy z profesjonalną agencją, która pomoże w marketingu restauracji.

Strona wymaga nadzoru informatyka. Dobrze, aby była pozycjonowana w Google (nie oszukujmy się – nie ma Cię w Google to nie istniejesz), możesz też rozważyć kampanię reklamową Google Ads czy kampanie PR. W zależności od profilu działalności, można podjąć współpracę z domami weselnymi, oferować catering do przedszkoli czy organizować w swoim lokalu imprezy firmowe. Będzie to wymagało przygotowania osobnej oferty oraz odbywania wielu rozmów biznesowych.

Jeżeli nie masz wiedzy na temat promocji, marketingu czy reklamy, warto rozejrzeć się za zewnętrzną firmą, która ci pomoże w zarządzaniu restauracją.

Grupa docelowa 

W pierwszej kolejności odpowiedz sobie na pytania: Do kogo skierujesz swoją ofertę? Czy będą to studenci, rodziny z dziećmi a może nawet ze zwierzętami? Ludzie kochający kuchnię azjatycką, czy wielbiciele polskich schabowych? Biznesmeni, wpadający na lunch po pracy, czy koleżanki co przy sobocie chcą spędzić miło czas? Nie podpowiemy tu jednoznacznie, nie znając profilu działalności, jednak niewątpliwie jest to kwestia, którą trzeba ustalić, ZANIM lokal się otworzy.  Wybór grupy docelowej ma decydujący wpływ na dalsze działania biznesowe.

Analiza konkurencji

Temat niby oczywisty, jednak często ignorowany. Sprawdź, jakie lokale gastronomiczne są w okolicy, jak obsługują gości, jakie są koszty dań i dlaczego są popularne. Staraj się zrobić więcej niż konkurencja, aby się wyróżnić.

Motywowanie i kontrola w gastronomii

Gdy proces planowania już za nami… lokal otwarty, promocja idzie, goście są. I co dalej?

To dopiero początek drogi. Jako manager restauracji musisz działać cały czas. Utrzymanie gości i pracowników to ważne zadanie. Jest szereg zadań, które możesz wykonać samemu, przydzielić któremuś z pracowników albo zlecić specjalistom.

Motywowanie pracowników

Pracownicy to tylko ludzie. Mogą mieć gorszy dzień, być zmęczeni czy popełnić błąd. Dlatego system motywacyjny pracowników jest bardzo ważny. Przemyśl kwestię integracji pracowników firmy, premii od wyników, czy dodatków do wypłat w postaci karty sportowej, opieki medycznej czy voucherów. Goście często budują relację z kelnerami, co przekłada się na ich powrót do restauracji. Pracownik, który lubi to, co robi, to dobry pracownik.  Duża rotacja pracowników może źle wpłynąć na opinie o lokalu i ilość klientów, a Ciebie narazić na koszty kolejnych rekrutacji.

Kontrola zaplecza w lokalu gastronomicznym

• Czy podczas przygotowywania posiłków, zachowana jest wymagana higiena?
• Czy kucharze mają odpowiednie narzędzia?
• Czy sprzęty nie wymagają  konserwacji lub wymiany?
• Czy zarządzanie magazynem prowadzone jest prawidłowo?

Kontrola jakości produktów w branży gastronomicznej

• Czy produkty używane do gotowania nie są po terminie przydatności?
• Czy dostarczany towar jest dobrej jakości?
• Czy produkty są odpowiednio przechowywane?
• Czy w lokalu są przeprowadzanie inwentaryzacje?

Kontrola przestrzegania zasad przez pracowników

• Czy kelnerki zachowują odpowiedni standard obsługi? 
• Czy pracownicy przestrzegają zasad GHP/GMP/HACCP?
• Czy pracownicy przestrzegają zasad BHP?
• Czy prowadzisz audyty np. tajemniczy gość?

Kontrola finansów lokalu gastronomicznego i marketingu restauracji

• Czy biznes jest rentowny?
• Czy na czymś można oszczędzić?
• Czy warto w coś zainwestować?
• Czy pracownicy są zadowoleni ze swojego wynagrodzenia?
• Czy stosunek kosztów produkcji do cen dań jest optymalny?
• Czy budżet wydawany na reklamę się zwraca?
• Czy wszystkie uruchomione kanały marketingowe są potrzebne i przynoszą realne korzyści?
• Czy jedzenie się nie marnuje i nie mamy strat?
• Czy ilość reklamacji nie jest niepokojąco wysoka?

Zarządzanie restauracją – podsumowanie

Jak widzisz planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola to kluczowe elementy zarządzania, obejmujące wiele aspektów. Doświadczenie managera pozwala na świadczenie usług najwyższej jakości. Dbaj o relacje z pracownikami, gdyż prowadzi to do zadowolenia zarówno pracowników, jak i klienta. Odpowiednie kompetencje personelu i metody motywacyjne z pewnością przełożą się na efektywność i zachęcą gości restauracji do odwiedzania lokalu ponownie. Właściciel musi być gotowy na sytuacje kryzysowe. Wielu podbramkowym sytuacjom można zapobiec, dzięki odpowiedniemu planowaniu. I na koniec — pamiętaj o kontroli zarówno pracowników, jak i sprzętów.