Czym wyróżnia się efektywny menedżer w gastronomii? Jakie cechy powinien posiadać taki doświadczony specjalista? Z pewnością powinien on umieć działać w 3 obszarach, mających kluczowe znaczenie dla gastronomii. Mowa tu o: Zarządzaniu Operacyjnym, Zarządzaniu Czasem, a także Zarządzaniu Kosztami. Tyczy się to zwłaszcza restauracji, hoteli oraz firm cateringowych.

Jak umiejętnie zarządzać kosztami?

Utrzymanie kosztów na bezpiecznym poziomie to niejednokrotnie warunek powodzenia całego biznesu. Potrzebna jest więc dokładna analiza oraz zdolność do wyciągania wniosków z niej. Nie jest to proste, ponieważ rozwiązanie nie sprowadza się do ograniczania kosztów aż do granic możliwości, łatwo bowiem przy tym spowodować obniżenie jakości produktów oraz usług. Sztuka polega więc na trafieniu w złoty środek i optymalny balans między kosztami a jakością prowadzonej działalności. W tym celu, należy określić czy uważamy się za firmę o orientacji kosztowej czy rynkowej oraz jakie produkty generują dla nas największy zysk.

Jak przygotować strukturę kosztów?

Koszty najłatwiej podzielić na stałe oraz zmienne. Ewentualnie, stosuje się również rozróżnienie na koszty pół-zmienne. Warto jedna zacząć od kosztów stałych czyli opłat związanych z wynajmem lokalu, wywozem śmieci, odpadów, ubezpieczeniami, opłatami bankowymi, amortyzacją – czyli wszystkim, co płacimy systematycznie. Jest to rodzaj kosztów, na które trudno wpłynąć, ale też powinny one sytuować się na podobnym poziomie, niezależnie od tempa rozwoju biznesu. Koszty zmienne są związane m.in. z kosztami pracy i sprzedaży, które już możemy kontrolować na wiele sposobów. Za koszty pół-zmienne można z kolei uznać, np. opłaty eksploatacyjne, dajmy na to, za prąd, a więc takie, na które możemy wpłynąć kontrolując stopień zużycia.

Jak zarządzać kosztami?

Pole do popisu dla dobrego menedżera daje cykl operacyjny. Chodzi tutaj o takie obszary aktywności jak: inwentaryzacja, sprzedaż, przyjęcie dostawy, magazynowanie, produkcja itp. Zadanie osoby, optymalizującej wydatki polega tu np. na wyszukaniu hurtowni z najatrakcyjniejszymi cenami. Warto sprawdzać zamawiane ilości oraz sposób przechowywania, tak aby unikać strat, wszystko powinno być dopasowane do aktualnego zapotrzebowania. Nieocenione w tych procesach jest wykonywanie analizy sprzedaży oraz inwentaryzacji. Pierwsze zagadnienie wymaga, np. monitorowania liczby sprzedanych dań, w jakich godzinach notowany jest największy ruch/sprzedaż albo stopnia zużycia surowca. Ważnym terminem jest tu COS czyli Cost Of Sales, inaczej – informacja na temat naszych kosztów sprzedaży. Podstawą umiejętnego zarządzania kosztami jest również inwentaryzacja, bez której trudno będzie ująć ponoszone koszty w konkretne liczby i miary.

Zwiększamy zyski i minimalizujemy straty

W celu uzyskania wartościowej informacji zwrotnej, konieczne jest prowadzenie rachunku zysków i strat. Posługujemy się w nim wartościami przychodów oraz kosztów.

Pamiętaj: przychód to nie to samo, co zysk – do tego drugiego dopiero dążymy.

Takie rachunki można prowadzić w ujęciu miesięcznym, kwartalnym albo półrocznym. Po stronie kosztów trzeba brać pod uwagę wszelkie koszty operacyjne, których obecność zależy od decyzji podejmowanych przez menedżera. Chodzi tutaj o takie wydatki jak np. ewentualny remont lokalu, wydatki marketingowe, zakup sprzętu, szkolenia dla pracowników. Prowadzenie długoterminowych zestawień zysków i strat pozwala też ocenić efektywność podejmowanych inwestycji (czy z czasem pojawia się zysk dzięki nim).

Celem każdego menedżera w gastronomii jest uzyskanie jak największego zysku, a na to ogromny wpływ ma wspomniany COS (koszt sprzedaży). Główne czynniki, determinujące COS to koszt surowców oraz wysokość cen sprzedaży w lokalu. Porównanie tych dwóch wartości pozwoli nam na oszacowanie poziomu procentowego kosztów, np. w restauracjach sprzedających żywność na wagę koszty procentowe mogą oscylować przy 40%. W restauracjach hotelowych to już przeważnie ok. 20%, co wynika z wyższej ceny sprzedaży. Warto też pamiętać o P-MIX (czyli Product MIX) – a więc wysokości marż na poszczególnych daniach. Analiza tej sfery ułatwia wprowadzanie zmian w cenach lub ewentualne wykluczanie dań, przynoszących znikomy profit.

WAŻNE – sprawdź próg rentowność

Próg rentowności to punkt graniczny między osiąganym zysk a generowaną stratą. Innymi słowy, moment, w którym wychodzimy z wszystkim na zero. Aby znaleźć się ponad progiem rentowności, wskazane jest ustalenie cen produktów na atrakcyjnym i akceptowalnym poziomie. Absolutne minimum to cena produktu, pozwalająca na pokrycie wszystkich kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Z tego wynika, np. różnica w cenie hamburgera w studenckim barze i w luksusowym hotelu. Mimo iż koszt surowców mają one na podobnym poziomie, to jednak pozostałe koszty są tu zdecydowanie różne, np. koszt personelu, czynsz, media itd. Niektórzy przyjmują więc w swojej polityce cenowej koszt produktu plus marżę, pozwalającą nam na wygenerowanie zysku. Ewentualnie, ciekawym rozwiązaniem jest przyjęcie kosztów procentowanych dla wszystkich dań, tak aby oszacować satysfakcjonujący średni poziom kosztów sprzedaży. Wówczas, część produktów z karty może generować wysoki koszt sprzedaży, a inny mniejszy, natomiast w uśrednieniu powinno to utrzymywać wydatki w ryzach (sporo zależy tu więc od popularności poszczególnych dań).

PAMIĘTAJ o inwentaryzacji

Liczenie stanów magazynowych najczęściej odbywa się raz w miesiącu. W gastronomii nie ma jednak zasady w tych kwestiach i niewątpliwie trzeba przyznać, że im częstsza jest inwentaryzacja, tym łatwiej jest utrzymać kontrolę nad kosztami oraz monitorować ich zmianę w czasie. W skali miesiąca może wydarzyć się coś, co mocno wpłynie na koszty restauracji, a co później będzie trudno zdiagnozować, jeśli stany magazynowe będziemy zliczać tylko raz w miesiącu.

Czas to pieniądz

Bez odpowiedniej organizacji, czas zawsze będzie nam przeciekał przez palce, trzeba więc zadbać o to, aby go nie trwonić i jednocześnie gospodarować w produktywny sposób. Jak to zrobić? Cechą dobrych menedżerów jest zarządzanie czasem poprzez cele. Zakładamy sobie konkretny cel oraz perspektywę czasową na jego realizację. W celu efektywnej organizacji, warto przyjąć również tzw. cele pośrednie, które można przydzielać poszczególnym pracownikom. Wykonanie takich licznych zadań kumuluje się i przybliża do osiągnięcia generalnego, długoterminowego celu. Jeśli chcemy, aby to się naprawdę udało, zalecane jest dokładne zaplanowanie całego procesu oraz narzędzi, jakie przy tym wykorzystamy. Przydatnym zabiegiem jest tu nadawanie priorytetów poszczególnym etapom bądź zadaniom realizowanego planu. Sprawny menedżer monitoruje na bieżąco zgodność postępów z założonym planem, a w razie potrzeby – interweniuje.

Koszty pracy w biznesie gastronomicznym

Koszty sprzedaży to jedno, natomiast drugim najistotniejszym kosztem, z jakim przyjdzie się nam zmierzyć to koszty pracy. Innymi słowy, chodzi po prostu o pensje pracowników. Dobrą metodą optymalizacji na tym polu jest zastosowanie stawki godzinowej i niepełnego wymiaru czasu pracy, co pozwoli na dopasowanie czasu pracy do dynamiki sprzedaży. Nie zawsze jednak jest to możliwe, czasami pozostaje nam zaakceptować specyfikę zatrudnienia na etacie ze stałą pensją plus towarzyszące temu: zwolnienia lekarskie, urlopy itd. Receptą na to może być próba podkręcenia sprzedaży przy utrzymaniu zatrudnienia na tym samym poziomie, co przełoży się na uzyskanie niższego udziału procentowego kosztów w osiąganych przychodach. Rozsądnym zabiegiem jest również wprowadzenie grafiku pracy, który pozwoli na utrzymanie transparentności oraz lepszej kontroli nad czasem pracy zatrudnianego personelu.

Codzienne wyzwania i trud, czyli Zarządzanie Operacyjne

Każdego dnia menedżer w gastronomii musi podejmować szereg decyzji, partycypować w realizacji zamówień, negocjować warunki współpracy z partnerami biznesowymi itd. Im dłużej działamy w gastronomii, tym większym doświadczeniem i sprawnością możemy się wykazać. Mimo wszystko, zwłaszcza na początku działalności, warto skorzystać z fachowego doradztwa menedżera, który w branży działa od wielu, wielu lat. Pozwoli to na wypracowanie modelu pracy, który w perspektywie będzie owocował lepszymi wynikami oraz lepszym sposobem zarządzania firmą.

Zarzadzaniegastronomia.pl
Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie i rozpowszechnianie zabronione.